Organizacja wizytówek – najlepsze sposoby

Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub pracownikiem dużej firmy, na pewno wiesz, jak ważne są kontakty biznesowe. Odpowiednie przechowywanie i organizacja danych klientów czy kontrahentów to ogromne ułatwienie codziennej pracy i duża oszczędność czasu. Zobacz, w jaki sposób najlepiej zadbać o ważne wizytówki.

Duża część naszej pracy to dzisiaj internet i komputery. Digitalizacja obejmuje wiele dziedzin życia, jednak nic nie jest w stanie zastąpić osobistego spotkania z drugą osobą, zwłaszcza jeśli chodzi o kontakty biznesowe. Na różnego rodzaju eventach i imprezach mamy szansę poznać wiele nowych osób, a nawiązane znajomości mogą owocować przystąpieniem do wspólnych interesów. Właśnie na takich spotkaniach najczęściej dostajemy i dajemy innym wizytówki, dlatego wciąż stanowią one ważny element biznesu, pomimo przeniesienia wielu działań do sieci. Z pewnością przyda Ci się organizer na wizytówki. Tylko jaki wybrać?

Klasyczny kieszonkowy wizytownik

Kieszonkowe organizery są nieco większe od samych wizytówek, ale wciąż mieszczą się w kieszeni (jak sama nazwa wskazuje) czy w teczce. Schowanie lub wyjęcie wizytówki z takiego wizytownika jest znacznie bardziej eleganckie niż użycie portfela. Na pewno zrobisz na potencjalnym kliencie lub kontrahencie pozytywne wrażenie i zostaniesz zapamiętany jako profesjonalista.

Taki organizer na wizytówki może zostać spersonalizowany – wystarczy nanieść na niego logo lub nazwę firmy albo zamówić wizytownik w kolorach nawiązujących do identyfikacji wizualnej. To także świetny pomysł na prezent, ponieważ na organizerze może znaleźć się imię i nazwisko osoby, której chcemy go podarować.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat organizera, przeczytaj artykuł „5 powodów, dla których warto mieć własny wizytownik”.

Organizer na wizytówki do pracy

Opisane wyżej etui ma tę zaletę, że jest niewielkie i możesz je mieć zawsze przy sobie. Jednak jego pojemność kiedyś się skończy. Dlatego warto zaopatrzyć się w większy wizytownik, który będziesz mieć pod ręką w pracy, np. kołowy organizer na wizytówki, który może stać na Twoim biurku.

Kołowy wizytownik pomieści znacznie więcej wizytówek – nawet do kilkuset sztuk. Warto ułożyć je według pewnego klucza, np. alfabetycznie (po nazwiskach lub nazwach firmy). Dzięki temu odnalezienie wizytówki, która jest Ci akurat potrzebna, zajmie o wiele mniej czasu.

Album w formacie A4

To również rozwiązanie dla osób, które posiadają duże ilości wizytówek i chcą je przechowywać w sposób praktyczny. Na rynku dostępne są duże albumy z przezroczystymi kieszeniami, w których umieszcza się wizytówki. Dzięki temu można obejrzeć wizytówkę z dwóch stron bez wyciągania jej z kieszonki.

Warto rozejrzeć się za albumem, który posiada alfabetyczne przekładki. To zdecydowanie ułatwia znalezienie konkretnej wizytówki spośród kilkuset innych, umieszczonych w albumie.

Elektroniczne przechowywanie wizytówek

Jeśli uważasz, że tradycyjne metody organizacji wizytówek nie są dla Ciebie wystarczające, możesz skorzystać z rozwiązań, jakie daje nam technologia. Co prawda część z nich wymaga poświęcenia nieco czasu na początku, ale wszystkie odwdzięczają się szybkim i sprawnym przeszukiwaniem bazy wizytówek. O jakich sposobach mowa?

Jednym z nich jest przeniesienie bazy kontaktów do programu typu Microsoft Excel. Niestety, nie ma innego sposobu, niż ręczne przepisanie danych do tabeli. Jednak kiedy już się z tym uporasz, oszczędzisz wiele czasu na przeszukiwaniu nazwisk i numerów kontaktowych, bez przerzucania dziesiątek kart w wizytowniku.

Najbardziej nowoczesnym sposobem jest skanowanie wizytówek przy pomocy specjalnej aplikacji dostępnej na smartfona. Aplikacja przenosi dane z wizytówki do bazy w pamięci urządzenia i pozwala na sprawną organizację ważnych kontaktów.